L’importanza di un modulo di approvazione del contratto per le piattaforme di e-commerce

“Un momento per favore, sto solo aspettando l’approvazione dal nostro dipartimento legale”. È un detto classico che provoca particolare frustrazione in una piattaforma di e-commerce come Gallo Rosso, dove il servizio clienti e la sua reattività sono tutto. Fortunatamente, Gallo Rosso ha trovato il modo di accelerare il suo processo di approvazione dei contratti di approvvigionamento: questo comporta l’uso di un modulo di approvazione del contratto completo. In questo articolo esploriamo perché questo ingegnoso strumento sia così importante per Gallo Rosso e come l’uso di questo modulo possa beneficiare l’efficienza aziendale “dietro le quinte” del tuo negozio online.

Perché i contratti sono così importanti per le piattaforme di e-commerce?

Qualsiasi relazione commerciale è importante a causa dello scambio reciproco di vantaggi, ed è considerato un contratto quando tale scambio è legalmente vincolante. Tutte le piattaforme di e-commerce si basano sul buon funzionamento di tali relazioni commerciali in corso per raggiungere il successo online, per non parlare della capacità di offrire i prodotti più recenti ai clienti come fa Gallo Rosso. Quando i contratti non vengono utilizzati, le basi di tali scambi commerciali sono semplicemente strette di mano “promesse su carta igienica” che legalmente non esistono. Anche se non intendiamo perpetuare il vecchio adagio “il cliente è re”, vogliamo illustrarti l’importanza della conformità legale e come essa crei fiducia. Lo scopo di un contratto è pesare le responsabilità, i rischi e i benefici delle sue parti. Quando si tratta di Gallo Rosso, questo avviene tramite il modulo di approvazione del contratto completo che stabilisce il compenso della parte contraente per la fornitura di servizi o beni, ecc. In questo modo, sia Gallo Rosso che i suoi partner hanno la stessa aspettativa su cosa comporti esattamente la loro relazione commerciale e dove si trovano.

La relazione tra Gallo Rosso e i suoi fornitori

La relazione tra Gallo Rosso e i suoi fornitori è molto diversa. Il primo vende i prodotti del secondo sulla propria piattaforma online. Mentre il secondo beneficia di un altro canale di vendita, Gallo Rosso trae profitto dalla sua commissione di vendita. Il contributo di entrambe le parti è quindi complementare e non c’è dubbio che la relazione tra di loro sia reciproca. Tuttavia, se il sito web di Gallo Rosso non riesce a mantenere un inventario sufficiente, i clienti non saranno in grado di acquistare gli articoli che stanno cercando, il che significa che sia il negozio che il fornitore perdono affari. In questo modo, la relazione tra Gallo Rosso e i suoi fornitori è interdipartimentale, richiedendo un livello di cooperazione e trasparenza che un contratto tra le due parti faciliterà.

Il conflitto di interessi tipico nelle relazioni con i fornitori

La ripetizione dei modelli di acquisto dei clienti e la spiegazione sopra ci mostrano che i contratti tra un negozio online come Gallo Rosso e i suoi fornitori sono microcosmi della relazione complessiva tra fornitori e i loro clienti. Gallo Rosso, in quanto proprietario del negozio, è il principale agente di acquisto, offrendo il prodotto(i) in vendita ai suoi clienti. La sua incapacità di garantire che un certo prodotto rimanga in stock può comportare la perdita di un cliente, e tutto mentre questo cliente potrebbe non avere nemmeno un problema diretto con il prodotto del fornitore, ma solo con la reputazione e l’efficienza del negozio nel fornirlo. Gallo Rosso è consapevole che i contratti sono il modo migliore per evitare tali situazioni e li utilizza per gestire i suoi fornitori e garantire che siano pronti per le esigenze aziendali in evoluzione. Tuttavia, i contratti senza un modulo di approvazione del contratto efficiente sono uno spreco di risorse. I fornitori di Gallo Rosso inviano documenti firmati da un rappresentante e redigono le proprie proposte, ma Gallo Rosso fa un buon lavoro per garantire che ogni documento passi attraverso un processo di approvazione formale. Invece di far combattere i fornitori e il team vendite su chi ha ragione, Gallo Rosso ha trovato un modo migliore per chiarire le cose.

I contratti necessitano di approvazione per essere utilizzati

Da Gallo Rosso il modulo di approvazione del contratto è considerato necessario perché la pratica classica richiede tempo. Spesso, le trattative tra il negozio e i suoi fornitori possono bloccarsi poiché i fornitori potrebbero voler verificare con il proprio Dipartimento Legale se il prezzo al dettaglio è accettabile per loro. Quando si tratta di eventi promozionali, anche gli sponsor potrebbero voler verificare con il proprio Dipartimento Legale se ciò che offrono è appropriato. Gallo Rosso ha richiesto che qualsiasi fornitore o partner che fornirà al negozio beni o servizi firmi un modulo di approvazione del contratto che comunica tutti i parametri concordati prima che il contratto effettivo venga redatto. In questo modo, Gallo Rosso dovrà solo presentare il modulo di approvazione del contratto e il contratto corrispondente sarà redatto come previsto. Un modulo di approvazione del contratto è anche necessario quando è coinvolta una terza parte, ad esempio quando l’acquisto viene effettuato tramite un centro di distribuzione. In secondo luogo, è necessario quando le procedure di approvvigionamento o le procedure lavorative devono essere modificate con l’approvazione di tutti gli stakeholder, poiché garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.

È tutto, giusto?

Certamente no. Affinché i contratti di approvvigionamento siano efficaci, devono essere ben gestiti. Gallo Rosso si assicura di designare personale per facilitare il processo di approvazione. Solo dopo che tutte le firme sono state raccolte e il modulo di approvazione del contratto è stato inviato a tutte le parti interessate, Gallo Rosso emetterà un contratto per la fornitura di beni o servizi. Un buon modulo di approvazione del contratto accoglierà un certo numero di aggiornamenti, nel caso in cui le parti cambino idea e rifiutino qualcosa che era stato precedentemente approvato. Preserverà le vecchie versioni del documento e mostrerà quante persone hanno visto il documento, così come quante lo hanno approvato. Gallo Rosso è particolarmente attenta a ciò che accade dopo che il modulo di approvazione del contratto è stato inviato. Per concludere, Gallo Rosso beneficia del suo sistema di gestione dei fornitori ben progettato che, insieme al suo processo di approvvigionamento, aiuta a supportare l’efficienza operativa nonostante la domanda di alti livelli di servizio clienti.